Welche Belege müssen Sie wie lange aufbewahren? Die vollständige Übersicht mit allen aktuellen Fristen — inklusive der Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV.
Als Freelancer oder Kleinunternehmer in Deutschland sind Sie gesetzlich verpflichtet, Geschäftsunterlagen über einen festgelegten Zeitraum aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Ein Verstoß kann bei einer Betriebsprüfung zu Hinzuschätzungen und Bußgeldern führen. Deshalb ist es wichtig, die aktuellen Fristen zu kennen und Ihre Belege entsprechend zu archivieren.
Auf dieser Seite finden Sie eine übersichtliche Tabelle mit allen relevanten Aufbewahrungsfristen für 2026 — inklusive der wichtigen Änderungen, die seit 2025 durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) gelten.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und Rechnungen von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Diese Änderung gilt seit dem 1. Januar 2025 und betrifft alle Belege, deren bisherige 10-Jahres-Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war.
Konkret bedeutet das: Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenberichte und Reisekostenabrechnungen müssen jetzt nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden. Für Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und Inventarlisten bleibt die 10-Jahres-Frist bestehen.
Tipp: Belege aus dem Jahr 2016, die unter die neue 8-Jahres-Frist fallen, dürfen Sie seit dem 1. Januar 2025 vernichten.
Alle Fristen auf dem Stand 2026 — unter Berücksichtigung der Verkürzungen durch das BEG IV.
| Dokumentenart | Aufbewahrungsfrist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Eröffnungsbilanzen | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 257 HGB (seit BEG IV, vorher 10) |
| Rechnungen (erhalten) | 8 Jahre | § 14b UStG (seit BEG IV, vorher 10) |
| Rechnungen (gesendet) | 8 Jahre | § 14b UStG (seit BEG IV, vorher 10) |
| E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) | 8 Jahre | § 14b UStG, GoBD Tz. 135 |
| Kontoauszüge | 8 Jahre | § 257 HGB (seit BEG IV, vorher 10) |
| Kassenberichte / Kassenbücher | 8 Jahre | § 257 HGB (seit BEG IV, vorher 10) |
| Reisekostenabrechnungen | 8 Jahre | § 257 HGB (seit BEG IV, vorher 10) |
| Steuererklärungen | 10 Jahre | § 147 AO |
| Inventarlisten | 10 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Handelsbriefe (empfangen/gesendet) | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Verträge | 6 Jahre | § 257 HGB (nach Vertragsende) |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre | § 257 HGB, § 41 EStG |
| Angebote (angenommen) | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Lieferscheine | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
| Mahnungen | 6 Jahre | § 257 Abs. 4 HGB |
Stand: Januar 2026. Alle Angaben ohne Gewähr. Bei Zweifelsfragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde — beziehungsweise in dem die letzte Eintragung im Dokument vorgenommen wurde. Bei Verträgen beginnt die Frist erst mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag ausgelaufen ist.
Beispiel: Eine Rechnung vom 15. März 2026 muss bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahrt werden (8 Jahre ab Ende 2026). Ein Vertrag, der am 30. Juni 2026 endet, muss bis zum 31. Dezember 2032 archiviert bleiben (6 Jahre ab Ende 2026).
Wichtig: Laufende Betriebsprüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder offene Steuerbescheide können die Aufbewahrungspflicht über die reguläre Frist hinaus verlängern. Vernichten Sie Unterlagen im Zweifel lieber nicht zu früh.
Die GoBD unterscheidet klar zwischen digitalen und papiergebundenen Belegen. Der Grundsatz lautet: Digital entstandene Dokumente müssen digital archiviert werden. Eine E-Mail-Rechnung oder ein PDF-Beleg darf nicht ausgedruckt und nur in Papierform aufbewahrt werden — das Originalformat muss erhalten bleiben.
Umgekehrt dürfen Sie Papierbelege einscannen und digital archivieren. Der Scan ersetzt dann das Papieroriginal, sofern der Scanvorgang in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Dabei müssen die Grundsätze der bildlichen Übereinstimmung gewahrt bleiben — der Scan muss also lesbar und vollständig sein.
Für die digitale Archivierung gilt zusätzlich: Die Belege müssen unveränderbar gespeichert werden, jederzeit verfügbar sein und maschinell auswertbar bleiben. Genau dafür sorgt eine GoBD-konforme Archivierungslösung wie archivpflicht.de — mit SHA-256 Prüfsummen, lückenlosem Audit-Trail und automatischer Verfahrensdokumentation.
Erfahren Sie mehr über GoBD-Anforderungen und wie archivpflicht.de Sie bei der Einhaltung unterstützt.
archivpflicht.de archiviert Ihre Belege GoBD-konform und erinnert Sie rechtzeitig an ablaufende Fristen.
Kostenlos testen