Alles, was Sie als Freelancer oder Kleinunternehmer über die GoBD wissen müssen – verständlich erklärt.
GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich um ein Regelwerk des Bundesministeriums der Finanzen (BMF), das festlegt, wie steuerrelevante Dokumente digital erfasst, verarbeitet und archiviert werden müssen.
Die aktuelle Fassung der GoBD wurde am 28. November 2019 veröffentlicht und ist seit dem 1. Januar 2020 in Kraft. Sie ersetzt die vorherige Version aus dem Jahr 2014 und berücksichtigt unter anderem die zunehmende Digitalisierung von Geschäftsprozessen, einschließlich der Nutzung von Cloud-Systemen und mobilen Endgeräten.
Die GoBD richtet sich an alle Steuerpflichtigen und bildet die Grundlage dafür, wie das Finanzamt Ihre digitale Buchführung und Belegarchivierung bei einer Betriebsprüfung bewertet. Kurz gesagt: Die GoBD definiert die Spielregeln für Ihre digitale Buchhaltung.
Kurze Antwort: Ja, ausnahmslos.
Die GoBD gilt für jeden, der gesetzlich zur Buchführung oder zur Aufzeichnung verpflichtet ist (§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB). Das betrifft:
Verbreiteter Irrtum
„Ich mache nur EÜR, also gilt die GoBD nicht für mich.“ – Das ist falsch. Auch bei der Einnahmenüberschussrechnung müssen alle steuerrelevanten Belege GoBD-konform aufbewahrt werden. Die GoBD unterscheidet nicht nach Gewinnermittlungsart. Ob Sie bilanzieren oder eine EÜR erstellen: Die Anforderungen an Ihre Belegarchivierung sind identisch.
Die GoBD basiert auf zehn Grundsätzen, die zusammen sicherstellen, dass Ihre Buchführung und Belegarchivierung den Anforderungen des Finanzamts genügt. Jeder dieser Grundsätze hat praktische Auswirkungen auf Ihren Arbeitsalltag:
Ein sachverständiger Dritter – etwa ein Betriebsprüfer – muss in angemessener Zeit nachvollziehen können, wie ein Geschäftsvorfall von der Entstehung über die Buchung bis zum Jahresabschluss verarbeitet wurde. Der sogenannte Belegpfad muss lückenlos sein.
Alle steuerrelevanten Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst und archiviert werden. Es darf keine Buchung ohne Beleg geben und kein Beleg ohne Buchung. Das gilt insbesondere auch für Bargeschäfte.
Geschäftsvorfälle müssen inhaltlich korrekt abgebildet werden. Die Buchung muss den tatsächlichen Vorgang widerspiegeln. Falschbuchungen dürfen nur durch dokumentierte Stornobuchungen korrigiert werden.
Belege müssen zeitnah erfasst werden. Unbarer Zahlungsverkehr innerhalb von 10 Tagen, Bargeschäfte grundsätzlich täglich. Eine regelmäßige Erfassung Ihrer Rechnungen und Belege ist deshalb entscheidend.
Buchungen und Belege müssen systematisch und übersichtlich organisiert sein. Ein sachverständiger Dritter muss sich in Ihrem Archiv zurechtfinden können – ohne Ihre persönliche Hilfe.
Einmal archivierte Dokumente dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden. Jede Änderung muss nachvollziehbar protokolliert werden. Technisch lässt sich dies beispielsweise durch SHA-256 Prüfsummen und einen lückenlosen Audit-Trail sicherstellen.
Steuerrelevante Unterlagen müssen 10 Jahre (Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse) bzw. 6 Jahre (Geschäftskorrespondenz) aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der Erstellung.
Mehr zu AufbewahrungsfristenJeder einzelne Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet werden. Zusammenfassende Buchungen sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig (z. B. bei Tagessummen im Einzelhandel).
Ihre archivierten Daten müssen gegen Verlust, Veränderung und unberechtigten Zugriff geschützt sein. Regelmäßige Backups, Zugriffskontrollen und verschlüsselte Übertragung sind Grundvoraussetzungen.
Sie müssen dokumentieren, wie Belege in Ihrem Unternehmen erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die Verfahrensdokumentation beschreibt Ihr gesamtes Buchführungssystem – vom Belegeingang bis zur Archivierung.
Verfahrensdokumentation im DetailViele Freelancer speichern ihre Belege in Cloud-Diensten wie Dropbox oder Google Drive, auf lokalen Festplatten oder USB-Sticks. Das ist zwar praktisch, erfüllt aber keine einzige der GoBD-Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung:
Dateien können jederzeit überschrieben, umbenannt oder gelöscht werden. Es gibt keine Prüfsummen (wie SHA-256), die nachweisen, dass ein Dokument seit der Archivierung unverändert geblieben ist.
Wer hat wann welches Dokument hochgeladen, angesehen oder verändert? Cloud-Speicher bieten bestenfalls rudimentäre Versionierungen, aber keinen lückenlosen, manipulationssicheren Audit-Trail.
Dropbox & Co. erstellen keine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Belegarchivierung funktioniert. Sie müssten diese manuell erstellen und aktuell halten.
Cloud-Speicher sind Speicherlösungen, keine Archivsysteme. Sie bieten keine Mechanismen für revisionssichere Speicherung. Die GoBD verlangt aber genau das.
Diese Dienste sind hervorragende Werkzeuge für die tägliche Arbeit – aber sie sind keine GoBD-konformen Archive. Für eine rechtssichere Belegaufbewahrung benötigen Sie ein System, das speziell für revisionssichere Archivierung entwickelt wurde.
Bei einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt, ob Ihre Buchführung und Belegarchivierung den gesetzlichen Anforderungen genügt. Der Prüfer hat dabei das Recht auf unmittelbaren Zugriff auf Ihre digitalen Unterlagen (sogenannter Z1-Zugriff) sowie auf einen DATEV-konformen Datenexport (Z3-Zugriff nach § 147 Abs. 6 AO).
Wenn Ihre Archivierung nicht GoBD-konform ist, kann der Prüfer Ihre Buchführung verwerfen (§ 158 AO). Die Folgen sind gravierend:
Das Finanzamt erkennt Ihre Aufzeichnungen nicht mehr als Beweismittel an. Sie verlieren die Beweiskraft Ihrer eigenen Buchführung.
Das Finanzamt schätzt Ihre Einnahmen eigenständig – in der Regel deutlich höher als die tatsächlichen Werte. Ein Sicherheitszuschlag von 10-20 % auf den geschätzten Umsatz ist keine Seltenheit.
Auf die nachträglich festgesetzten Steuern fallen Zinsen an (derzeit 1,8 % pro Jahr nach § 238 AO). Bei mehreren betroffenen Jahren summieren sich die Nachzahlungen schnell auf vierstellige Beträge.
Eine GoBD-konforme Archivierung mit DATEV-Export stellt sicher, dass Sie dem Prüfer alle Unterlagen in der geforderten Form bereitstellen können – schnell, vollständig und nachprüfbar.
Prüfen Sie anhand der folgenden acht Punkte, ob Ihre aktuelle Belegarchivierung den GoBD-Anforderungen genügt. Jedes fehlende Häkchen ist ein potenzielles Risiko bei einer Betriebsprüfung.
Können Sie nicht alle Punkte abhaken? Dann sind Sie wahrscheinlich noch nicht GoBD-konform. Die gute Nachricht: Mit archivpflicht.de können Sie alle acht Anforderungen in wenigen Minuten erfüllen.
archivpflicht.de wurde speziell für Freelancer und Kleinunternehmer entwickelt, die ihre Belegarchivierung GoBD-konform umsetzen möchten – ohne IT-Abteilung, ohne komplizierte Software und ohne juristisches Vorwissen.
Jedes hochgeladene Dokument erhält automatisch eine kryptographische Prüfsumme. Jede nachträgliche Veränderung wird sofort erkannt.
Jede Aktion wird in einem append-only Protokoll festgehalten: Upload, Ansicht, Kategorisierung. Manipulationssicher und nachprüfbar.
Dokumente werden nach dem Prinzip der Soft-Delete-Architektur gespeichert. Nichts wird physisch gelöscht, alles bleibt nachvollziehbar.
Ihre Verfahrensdokumentation wird automatisch erstellt und aktualisiert – jederzeit bereit für eine Betriebsprüfung.
Mehr erfahrenExportieren Sie alle Belege mit einem Klick im DATEV-kompatiblen Format für Ihren Steuerberater oder den Betriebsprüfer.
Mehr erfahrenUnterstützung für E-Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung) und automatische Überwachung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Mehr erfahrenDie wichtigsten Fragen und Antworten rund um die GoBD-konforme Belegarchivierung für Freelancer und Kleinunternehmer.
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