E-Rechnung archivieren: So geht's für Freelancer

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für viele Freelancer wirft das Fragen auf: Was genau ist eine E-Rechnung? Wie archiviert man sie richtig? Und was passiert, wenn man es falsch macht?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat – konkret eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in einem standardisierten Format enthält.

In Deutschland gibt es zwei gängige Formate:

XRechnung

• Reines XML-Format
• Wird vor allem im B2G-Bereich (Business-to-Government) eingesetzt
• Standard für öffentliche Auftraggeber
• Keine visuelle Darstellung – nur maschinenlesbare Daten

ZUGFeRD

• Hybridformat: PDF-Datei mit eingebettetem XML
• Visuell wie eine normale PDF-Rechnung lesbar
• Die maschinenlesbaren Daten stecken im XML-Teil
• Verbreitet im B2B-Bereich
• Aktuell in Version 2.3.2

Warum reicht eine PDF-Ablage nicht?

Viele Freelancer machen den Fehler, E-Rechnungen einfach als PDF zu speichern. Das Problem: Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das rechtlich bindende Dokument – nicht die PDF-Darstellung.

Wenn du nur das PDF speicherst:

• Gehen die maschinenlesbaren Daten verloren
• Kannst du die Echtheit der Rechnung nicht nachweisen
• Ist die Archivierung nicht GoBD-konform

Die GoBD verlangt, dass Dokumente im Originalformat aufbewahrt werden. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei. Bei ZUGFeRD sind es sowohl die PDF- als auch die XML-Komponente.

So archivierst du E-Rechnungen richtig

Schritt 1: Format erkennen

Wenn du eine Rechnung per E-Mail erhältst, prüfe das Format:

• .xml-Datei → XRechnung
• .pdf-Datei mit eingebetteter XML → ZUGFeRD
• Nur .pdf → Keine E-Rechnung (normale digitale Rechnung)

Schritt 2: Originalformat aufbewahren

Speichere immer das vollständige Originaldokument:

• Bei XRechnung: die XML-Datei
• Bei ZUGFeRD: die gesamte PDF-Datei (die XML ist eingebettet)
• Niemals nur einen Ausdruck oder Screenshot

Schritt 3: GoBD-konform archivieren

Das Originaldokument muss:

• Unveränderbar gespeichert werden (SHA-256 Prüfsumme)
• In einem Audit-Trail protokolliert werden
• Teil deiner Verfahrensdokumentation sein
• Über die gesamte Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben (8 Jahre für Rechnungen)

Schritt 4: Metadaten erfassen

Für eine ordnungsgemäße Archivierung sollten folgende Metadaten erfasst werden:

• Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Absender
• Betrag
• Dokumentenkategorie

Bei E-Rechnungen können diese Daten automatisch aus der XML-Datei ausgelesen werden – ein großer Vorteil gegenüber eingescannten Papierrechnungen.

Übergangsfristen und Zeitplan

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt:

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen senden
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen senden

Als Freelancer musst du also jetzt schon E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Und spätestens 2028 musst du auch selbst E-Rechnungen versenden.

Häufige Fehler beim E-Rechnungs-Archivieren

Fehler 1: Nur PDF speichern

Wie oben erklärt – die XML ist das Original. Nur das PDF aufzubewahren ist nicht ausreichend.

Fehler 2: E-Rechnungen ausdrucken

Einige Freelancer drucken E-Rechnungen aus und heften sie ab. Das widerspricht dem GoBD-Grundsatz, dass digitale Originale digital aufbewahrt werden müssen.

Fehler 3: In Dropbox/Google Drive ablegen

Cloud-Speicher sind keine GoBD-konforme Archivlösung. Es fehlt an Unveränderbarkeit, Audit-Trail und Verfahrensdokumentation. Mehr dazu in unserem Artikel „Dropbox ist nicht GoBD-konform".

Fehler 4: Keine Verfahrensdokumentation

Auch der Umgang mit E-Rechnungen muss in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein.

So macht archivpflicht.de es einfach

archivpflicht.de wurde für genau diesen Anwendungsfall entwickelt:

1. Upload: E-Rechnung hochladen (XML oder PDF mit eingebetteter XML)
2. Automatische Erkennung: Format wird erkannt, Metadaten werden ausgelesen
3. Revisionssichere Speicherung: SHA-256 Prüfsumme, lückenloser Audit-Trail
4. Originalformat: XML wird immer im Original aufbewahrt
5. DATEV-Export: Alle Belege für den Steuerberater exportierbar

Fazit

E-Rechnungen richtig zu archivieren ist Pflicht – aber kein Hexenwerk. Achte darauf, immer das Originalformat (XML) aufzubewahren, nutze eine GoBD-konforme Archivlösung und vergiss die Verfahrensdokumentation nicht. Mit archivpflicht.de ist das in wenigen Minuten erledigt.

Jetzt E-Rechnungen sicher archivieren →