GoBD-Checkliste für Freelancer (2026)

Die GoBD gilt für jeden Unternehmer in Deutschland – auch für dich als Freelancer oder Kleinunternehmer. Aber welche konkreten Anforderungen musst du eigentlich erfüllen? Mit dieser 10-Punkte-Checkliste findest du heraus, ob du GoBD-konform aufgestellt bist.

Die 10-Punkte-GoBD-Checkliste

1. Steuerrelevante Belege vollständig archiviert

Anforderung: Alle steuerlich relevanten Dokumente müssen archiviert werden – Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Verträge, Quittungen und mehr.

So prüfst du es: Schau dir deine letzten drei Monate an. Hast du für jede Transaktion den passenden Beleg? Fehlen Belege, hast du ein Problem.

Tipp: Belege sofort nach Erhalt archivieren. Je länger du wartest, desto wahrscheinlicher gehen Dokumente verloren.

2. Unveränderbare Speicherung

Anforderung: Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Die GoBD verlangt den Grundsatz der Unveränderbarkeit.

So prüfst du es: Kannst du in deinem aktuellen System Dateien umbenennen, überschreiben oder löschen? Dann ist es nicht GoBD-konform.

Tipp: Eine revisionssichere Lösung wie archivpflicht.de erstellt SHA-256 Prüfsummen für jedes Dokument und verhindert nachträgliche Änderungen.

3. Lückenloser Audit-Trail

Anforderung: Jede Aktion an einem Dokument muss nachvollziehbar protokolliert werden – Upload, Zugriff, Kategorisierung.

So prüfst du es: Kannst du für jedes Dokument nachweisen, wann es archiviert und ob es seitdem verändert wurde?

Tipp: Ein automatischer Audit-Trail dokumentiert alles ohne manuellen Aufwand.

4. Verfahrensdokumentation vorhanden

Anforderung: Du musst eine Verfahrensdokumentation haben, die beschreibt, wie du Belege erfasst, verarbeitest und archivierst.

So prüfst du es: Hast du ein schriftliches Dokument, das deinen Archivierungsprozess beschreibt? Wenn nicht, fehlt dir ein zentraler Bestandteil der GoBD-Compliance.

Tipp: archivpflicht.de generiert die Verfahrensdokumentation automatisch – als PDF auf Knopfdruck.

5. Aufbewahrungsfristen eingehalten

Anforderung: Je nach Dokumentenart gelten Aufbewahrungsfristen von 6, 8 oder 10 Jahren.

So prüfst du es: Weißt du, welche Fristen für welche Dokumente gelten? Kannst du sicherstellen, dass nichts vorzeitig gelöscht wird?

Tipp: Seit dem BEG IV (2025) gelten für Buchungsbelege 8 statt 10 Jahre. Eine aktuelle Übersicht findest du auf unserer Aufbewahrungsfristen-Seite.

6. E-Rechnungen im Originalformat archiviert

Anforderung: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die XML-Datei (XRechnung oder ZUGFeRD) ist das rechtlich bindende Dokument und muss im Original aufbewahrt werden.

So prüfst du es: Speicherst du E-Rechnungen nur als PDF? Dann fehlt dir das Original-XML – und das ist nicht GoBD-konform.

Tipp: archivpflicht.de erkennt E-Rechnungen automatisch und archiviert sowohl die XML- als auch die PDF-Darstellung.

7. Zeitnahe Erfassung

Anforderung: Belege müssen zeitnah erfasst und archiviert werden. Die GoBD spricht von „zeitgerechten Buchungen und Aufzeichnungen".

So prüfst du es: Sammelst du Belege monatelang in einem Schuhkarton? Dann ist das problematisch.

Tipp: Gewöhne dir an, Belege wöchentlich oder noch besser sofort zu digitalisieren und zu archivieren.

8. Ordnungsmäßige Ablage

Anforderung: Dokumente müssen so abgelegt sein, dass ein sachverständiger Dritter (z.B. ein Betriebsprüfer) sie in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

So prüfst du es: Würde ein Betriebsprüfer sich in deinem Archiv zurechtfinden? Sind Dokumente nach Kategorien sortiert und durchsuchbar?

9. Datensicherheit gewährleistet

Anforderung: Dein Archiv muss gegen Datenverlust geschützt sein. Dazu gehören Backups, Zugriffskontrollen und verschlüsselte Übertragung.

So prüfst du es: Hast du ein Backup deiner Belege? Ist der Zugriff auf autorisierte Personen beschränkt?

Tipp: archivpflicht.de speichert alle Daten auf deutschen Servern (Hetzner, Falkenstein) mit verschlüsselter Übertragung und automatischen Backups.

10. DATEV-Export möglich

Anforderung: Bei einer Betriebsprüfung oder für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater solltest du deine Daten in einem standardisierten Format exportieren können.

So prüfst du es: Kannst du deine Belege als DATEV-konformes Paket exportieren?

Tipp: Der DATEV-Export von archivpflicht.de enthält eine EXTF-konforme CSV-Datei und alle Original-Belege als ZIP.

Wie viele Punkte hast du erfüllt?

• 9-10 Punkte: Du bist gut aufgestellt. Stelle sicher, dass du alles regelmäßig aktualisierst.
• 6-8 Punkte: Es gibt Lücken. Schließe diese zeitnah, bevor eine Betriebsprüfung kommt.
• 0-5 Punkte: Dringender Handlungsbedarf. Du riskierst bei einer Betriebsprüfung eine Hinzuschätzung.

Fazit

GoBD-Compliance klingt kompliziert, ist aber mit dem richtigen Werkzeug einfach umzusetzen. archivpflicht.de deckt alle 10 Punkte dieser Checkliste ab – automatisch, günstig und ohne Vorwissen.

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